IT化・労働生産性

【まとめ】リモートワーク・在宅ワークを円滑に進めるポイント

フリーランス・個人事業主になるにはどうしたらいいかという相談もたまにうけるのですが、リモートワーク・在宅ワークと共通する部分が多いです。基本的にはITのフリーランス・個人事業主の場合=リモートワーク・在宅ワークの場合が多いからです。今回コロナウイルスでリモートワークが脚光を浴びているので自分の経験を踏まえて振り返ってみたのとポイントをいくつかまとめてみました。これからリモートワークをする人とかに少しでもお役に立てれば幸いです。

ちなみに今回は会社員時代・個人事業主時代を合わせると10年以上リモートワーク・在宅ワークをしています。リモートワークのツールがメール・Skype・FacebookMessenger・Slack・Chatwork・ZOOM等は変化しつつ、根本的な部分(コミュニケーションの部分)は変わらないのかなと思います。リモートワークに必要なツールは他のサイトでも設定手順等、詳しく記載されているので今回はハードウエア面でなく、それ以外のことをソフト面(リモートワーク上のやりとりや人間関係面)まとめてみました。

目次・要点

仕事やワークライフバランスを考える上ではリモートワーク・在宅ワークを経験するのは重要

リモートワークを始めた時は自分の仕事の出来なさを痛感

リモートワーク(自分の場合は個人事業主ですが)をはじめた時は自分の仕事の出来なさを痛感しました。職場だと気軽に質問できたり、情報共有できたり、また愚痴とかも聞いてもらえたり等、自分が意識しないうちに助けられていることが多かったですが、リモートワーク・在宅ワークの場合、気軽に聞けなかったり、愚痴や不満を言うこともできなかったり、わからないことがあれば、ひたすらググることをしていました。今考えると自分で仕事というのを考えたのはリモートワーク・在宅ワークからかもしれません。自分の仕事を見つめる意味でもリモートワークを経験するといいと思います。

ワークライフバランスを考える意味でもリモートワークはおすすめ

ワークライフバランスを考える意味でもリモートワークはおすすめします。以前に比べてワークスタイルとライフスタイルが近くなっているような気がします。仕事の合間を使って家事育児をする等や生活の隙間の時間で仕事をする等、限られた時間の中で効率良く行うとなるとリモートワークがどうしても必要になると思います。今は会社勤めの人がほとんどですが、昔は職人さんや商店の人は家と職場同じ人が結構多かったと思います。そうした人はライフスタイルの中にきちんとワークスタイルを組み入れて生活をしていたのでビジネスマンもIT化によりそれが実現しつつあると考えるといいかもしません。

リモートワークのメリット

通勤からの開放される

通勤時間・通勤混雑から開放されるのは非常に大きいです。通勤時間は往復の時間(出勤の準備時間も含む)を考えると馬鹿にならないです。体力面や精神面の通勤の負担は意外と大きいのです。仮に通勤時間を労働時間の中に含んだ場合、労働時間の中に通勤時間が占める割合は多いと思います。特に自分の場合は横浜在住ですが、今でもミーティング時は東京に行くことが多いですが、ミーティング時間より移動の方が長く、それだけで半日消化する場合もおおいです。WEBミーティングにすることにより、移動時間や資料の準備等も考えるとかなりの業務効率が上がりました。

仕事に集中できる

これは個人個人の業務の違いもあると思いますが、自分の場合、会社で在席していると次から次へと質問や助言が欲しいなど人が来たりや電話対応等、自分の仕事に集中する時間がなかったので在宅ワーク・リモートワークすることにより、目の前の仕事に集中でき仕事の生産性が向上しました。

業務の棚卸し・業務の断捨離・情報共有化

リモートワークにより無駄な仕事が減る事が多いです。業務の棚卸し・業務の断捨離にもリモートワークは効果あるでしょう。例えば、形骸化している形式だけの朝礼や定例会議はいらないと思います。例えば業務実績や営業実績等は朝礼や会議で発表するよりリアルタイムでポータルサイトで見れるようにしておけばいいのです。情報共有もデジタル化もさることながら、属人的な情報共有はリモートワーク上では難しいので社内での情報共有を考える上でのリモートワークはいい機会だと思います。

リモートワーク・在宅ワークをする前に一週間の自分の仕事を振り返り、本当に会社に来ないとできない仕事かどうかを見極めてみるといいでしょう。ひょっとしたら週1会社に出社するだけであとはリモートワーク・在宅ワークでもできるこということがあるかもしれません。
ちなみにリモートワーク・在宅ワークを実際に行って満足度が高い職場の場合、それだけ労働生産性が低かった可能性があります。つまり間接的な仕事の割合(無駄な業務・無駄な会議)が高かったのもしれません。

リモートワーク・在宅ワークのポイント

リモートワーク・在宅ワークは自己管理が重要

リモートワーク・在宅ワークだと仕事サボり放題!と思う人も多いと思いますが、逆です。チャットで的確にコミュニケーションを取らないといけないし、例えばWEB会議でも発言をしないと存在感がまったくなくなります。もちろん成果を求められるので、そのためには自分で自己管理をきちんとしないといけないのとある程度仕事を自己完結をして成果を出す必要があります。逆に今まで自己管理で仕事をきちんとして会議でもきちんと発言をして、生産性を高める仕事をしてきた人には自由度が上がるのでリモートワーク・在宅ワークのほうが最適だと思います。

一人で仕事ができるかどうか

当たり前ですが、一人で仕事ができる人ではないとリモートワーク・在宅ワークができないと思います。例えば常に隣の人にアドバイスを貰っていたり(人の依存)、会社のノイズがないと駄目(環境依存)とかそういう人はリモートワーク・在宅ワークは難しいと思います。例えば自宅で勉強するのが苦手で、学校や予備校や自習室でないと駄目というのに似ていると思います。例えばリモートワーク・在宅ワークで仕事をしている場合、わからないことがあった場合、気軽に聞けないので、Google検索を駆使する必要があるでしょう=検索する技術が必要になります。またテレビやゲーム等誘惑等に負けないことも重要です。

意外と和むことが多い・突発的な出来事も笑える余裕が大事

チャットやWEBミーティングだけだと、冷たい感じがする・殺伐とする・ストレスが溜まると思いきや意外とそんなことはないです。自宅なのでリラックスできて仕事できるのと自宅のインテリアの話題で盛り上がったり等、それなりに普段と違う盛り上がりがあったりします。またペットが和ましてくれる場合もあります。そうしたことは大事で見えない部分が多いチャットの上のコミュニケーションの潤滑剤的役割をしてくれる場合も多いです。

理想は週2勤務・週3在宅くらいがベスト

リモートワーク・在宅ワークばかりだと、コミュニケーション面・健康面等、諸々考えるとあまりよくありません。理想は週2勤務・週3在宅くらい(またはその逆)がベストではないでしょうか。週2にで職場でしかできない業務をこなしつつ、ミーテイングをしたりチャット等でわからない部分の解決や情報交換するのが一番生産性が高いと思います。結局週2だと時間が限られるので職場の生産性が高くなるからです。

リモートワーク・在宅ワークに適した職種・業種

リモートワーク・在宅ワークに適した職種や業種はもちろんあると思います。IT系はリモートワーク・在宅ワークにすんなり移行できると思います。また営業や広告代理店的なクライアント先に直行直帰の仕事の人もリモートワークに向いているでしょう。逆に現場に出向く必要のある仕事・対面が必要なサービス業は難しいかもしれません。逆に対面販売でネットショップ販売・ネットで対応ができるものネットの割合を増やす等の策もあると思います。人事・総務等管理系はインフラがリモートワークに対応していれば大丈夫でしょう。日常から情報共有がしやすい職場や組織的にはフラットな組織のほうがリモートワークに向いています。

リモートワーク・在宅ワーク上での人間関係の注意点

リモートワーク・在宅ワークは信頼関係が重要

仕事も生活もそうですが、自分は安心・安全の上に成り立つと考えます。安心・安全前提の上でその上で信頼関係が構築されると考えます。やはり在宅ワーク・リモートワーク等、隣同士で肩を並べて仕事をしているわけではないので以前より見えない部分が多くなり、不安感が不信感・不満感につながってくる場合がどうして増えることが多いでしょう。例えばチャットやメールの返事が冷たい・すぐにレスをくれない等、細かい部分が気になったりしたりします。チャットやメールで雲行きが怪しくなる場合は直接通話をして話し合って本音を話すのが大事だと思います。意外とそれで解決することが多いです。もちろん職場だけでなく、家族との信頼関係も大事です。

「【レス不要】」「まめに報告」が重要

信頼感を得るには「まめに進捗報告する」ことが大事です。「【レス不要】」メッセージにつけておくのととまめに報告をしておけば相手は特にアクションを起こさずに済みかつこちらの状況を把握できるのでいいでしょう。質問する場合、1つ1つ質問するのではなく、まとめて質問を投げるようにすると回答する側も負担も減ります。必ず相手側の事を考えて仕事をすることを心がけましょう。

チャットのタイムラインをみてると相手側の行動時間が把握できるようになる

しばらくの期間、チャットのタイムラインを見てると相手が仕事に集中してる時間なのか空き時間なのかを把握できるようになります。そうしたリモートワーク・在宅ワークでは空気を読むことも大事です。

愚痴や不満を貯めない(家族や同居の人に八つ当たりをしない)

職場の場合は愚痴や不満を共有することが簡単ですが、リモートワーク・在宅ワークの場合はそれはなかなか難しいです。基本的には愚痴や不満を貯めない方がいいでしょう。最悪なのは仕事の愚痴や不満をそのまま家族や同居の人に八つ当たりをしないことが大事です。

会社で声のでかい人がネットでは存在感がなくなる!?またその逆もある!?

これはリモートワークあるあるの一例ですが、リモートワークで言われるのが、職場では声が大きいや意見がバシバシ言ったりして存在感が大きい人がリモートワークになるとチャット上では存在感がなく、逆に職場では存在感のない人が、チャット上では存在感出てくる場合が多々あります。チャット上では声の大きさは関係ないです。声の大きさに応じてフォントサイズが大きくなることはないです。チャット上はフラットなサービスなので、職場のように机の大きさとかは関係ないです。円滑にコミュニケーションすること(なるべく不要な無駄なコミュニケーションをなくす)が一番求められます。

今まで職場でだけ存在感があった人は実はあまり仕事をしていなかった場合もあるかもしれません。逆に職場でも存在感があり、チャット上でも的確なコミュニケーション取れる人=仕事ができ、チャット上でも存在感があるのではないでしょうか。
とは言え釣りバカ日誌の浜崎伝助タイプのような社内を和ます・潤滑剤的な人もいるので職場環境によるでしょう。

家族同居の人に理解・協力を得る(在宅ワーク中は家族ともメッセンジャーを活用)

リモートワーク・在宅ワークする際にはやはり家族・同居の人の理解・協力を得ることが大事です。家族同居の人に理解を得えていないとよくあるのは家にいるのになにもしてくれない。。という不満が出てきます。この時間は仕事の時間だから宅急便とか代わりに対応してとか、電話代わりに出てね、テレビ音等小さくしてねとか、声をかけるのは控えてね等、あらかじめ説明をして理解をしてもらうことが大事です。また昼食等食事の用意など食卓の問題もあります。ちなみにリモートワーク・在宅ワーク中は家族とのコミュニケーションもLINE等メッセンジャーを利用するのもありでしょう。

リモートワーク・在宅ワークを円滑にするポイント

WEBカメラのミーテイングはジェスチャーでフォローする

リモートワーク・在宅ワーク時にWEBカメラを活用したミーティングをする場合、WEBカメラによっては解像度が低く、あまり見えない場合があります。口頭等で相手に伝わりにくい場合は、口頭説明+ジェスチャー等により説明をするといいでしょう。ジェスチャーをすることにより、ビジュアル面でより伝わりやすくなり安心感も生まれます。

必ずしも会社のように定時を設ける必要はない

リモートワーク・在宅ワーク時は必ずしも会社のように定時に机の前にいる必要はないと考えます。むしろ裁量労働制のほうがリモートワーク・在宅ワークに向いていると思います。育児中や介護中の人場合は、例えば子どもの送り迎えや病院の付添等優先したい場合もあります。子どもが寝静まった後に仕事をしている人もいます。自分の空き時間を仕事できるようにフレキシブルにしたほうが効率が上がります。ただしオンライン上の始業と終了時間は設けたほうがいいでしょう。でないと深夜にも関わらずチャットでの質問があったりします。

仕事の段取りや時間の有効活用が重要

リモートワーク・在宅ワークは基本的には裁量労働制に近いので、自己管理ができない人だと難しいかもしれません。意外と職場にいるとあまり考えなくても、定例会議やら書類提出締切やら等で自分でコントロールしなくても流れでタスク管理ができてしまうことが多いです。またチームリーダーや上長が仕事を差配してくれる場合もあるでしょう。リモートワーク・在宅ワークは基本的には労働生産性にウエイトが置かれるので今日のタスクや時間の有効活用をきちんと段取りを立てて仕事をしないとあっという間に一日が終わることが多々あります。

健康面に注意する(運動不足・生活リズムを大事に)

リモートワーク・在宅ワークになるとどうしても自宅にこもりがちになるので、運動不足等健康面に意識的に注意したほうがいいでしょう。必ず一日一回は外出してジョギング・ウォーキングする等、生活リズムを崩さないように心がけるのが大事です。出勤時の歩数を在宅ワーク時にもウォーキングをして維持するのもいいでしょう。

職場のノイズと自宅のノイズは違う

リモートワーク・在宅ワークしてまず気になるのは仕事中に聞こえるノイズが職場と違うことだと思います。掃除機の音やテレビの音や電話の声、ゴミ収集車の音や幼稚園の園児の声やリサイクル業者の声等職場ではなかなか聞かない音が聞こえてきたりします。例えば職場に17時の終業チャイムとかある場合等仕事のリズムの一部になっていたりするので注意が必要です。

情報感度・情報精度を高める必要がある

わからないことがあった場合、まずは人に聞く前にネットで情報を調べたり、チャット等も雑談や不必要な情報を投稿をなるべく控えたりしてチャットの画面を汚さない必要があります。また1対1等でWEBミーティングする場合、相手の都合のいい時間を必ず事前にチャット等で確認して、必要な情報・資料を共有できるように事前に準備して転送しておくことも大事です。

情報共有の仕方(デジタルベース前提)を考える

リモートワーク・在宅ワークの場合、紙ベースの情報共有はほぼありえないので、デジタルベース前提の情報共有になるとかと思います。GoogleDriveやDropbox等クラウドでの共有や社内サーバーも公開用・非公開用分ける必要があります。資料作成や書類一つにしても紙ベースではなく、WEB共有前提で作成することが重要です。

室内・デスクトップを綺麗にしておく

WEBカメラを利用する場合やデスクトップを共有する機会が多いと思うので、予め掃除や綺麗にしておく必要あります。会社では身なりに注意しているけど、WEB会議で自宅が汚い等、今後の信用問題に発展する可能性もあります。

長時間在宅ワークしても疲れない環境

自宅に仕事用デスクがない場合も多いと思います。食卓や椅子を流用したりすると長時間座っていると身体が疲れる場合があるので、まず長時間デスクワークしても疲れない環境を構築するのが大事です。

自分用アイコンを用意しておく

生活プライバシーの問題やメイクするのが面倒という方にはWEB会議時には表示するアイコンを用意しておくといいでしょう。マスクやお面をかぶる方法もあるかもしれません。チャットツールによっては背景ぼかしツールや背景を消すツールを搭載しているのもあるのでそれを活用するのもいいでしょう。